Veel klinieken zien de meerwaarde van digitale patiëntenbegeleiding, maar vragen zich af hoe ze dit praktisch kunnen invoeren binnen een al volle agenda. Wie beheert het? Hoeveel tijd kost het? En hoe zorg je voor een soepele implementatie?

Die aarzeling is begrijpelijk. Maar bij Caro zien we het anders.

De sleutel tot een goede implementatie

De meeste mislukte digitale projecten in de zorg stranden niet op de technologie. Ze stranden op de begeleiding. Een tool die wordt neergezet zonder training, zonder eigenaarschap in het team en zonder duidelijke verwachtingen, verdwijnt snel in een la. Het team raakt overbelast, patiënten merken er niets van, en het project wordt stilletjes opgeschort.

Bij Caro zien we de implementatie als een gezamenlijk traject, waarin technische oplevering niet het enige doel is. Fleur Kerssemakers, Customer Success Lead bij Caro Health:

„Tijdens de implementatieperiode is het onze taak om de kliniek klaar te stomen om de beste resultaten te behalen. Het is prachtig om te zien hoe zorgprofessionals uiteindelijk ervaren wat voor verschil Caro maakt, niet alleen voor hun patiënten maar ook voor hun eigen werk.”

— Fleur Kerssemakers, Customer Success Lead bij Caro Health

Stap voor stap naar go-live

Het implementatieproces bij Caro bestaat uit vier stappen. De tijdsinvestering voor de kliniek is bewust klein gehouden, om zo min mogelijk te belasten bovenop de dagelijkse werkzaamheden.

• Kick-off. In een sessie van een uur wordt het platform ingericht, het projectteam uitgenodigd en de eerste behandelinformatie aangeleverd. Hier worden ook de doelen van de kliniek scherp gemaakt: wat moet de app opleveren voor patiënten, en wat voor het team?

  
  

• Implementatie. Caro bouwt de eerste zorgpaden in het CMS (Content Management Systeem) op basis van bestaande brochures en richtlijnen van de kliniek. Een zorgpad is de digitale vertaling van alles wat een patiënt moet weten en doen, van voorbereiding tot herstel. Na een korte training kan het team zelf aan de slag met de inhoud, met Caro als vaste sparringpartner op de achtergrond. Annemiek Commerell, Manager Front & Back Office bij Flexclinics Orthopedie, was aangenaam verrast: zij had verwacht dat het implementatietraject veel tijd en input zou vragen, maar had per behandeling slechts een paar uur nodig.

  
  

• Testen. Samen met de kliniek wordt de eerste behandeling doorgelopen, feedback verwerkt en het zorgpad bijgeschaafd. Pas als alles klopt, gaat de app live.

  
  

• Go-live en optimalisatie. Na de lancering volgt monitoring van de eerste ervaringen. Een maand later vindt altijd een evaluatie plaats, waarbij feedback van patiënten en medewerkers wordt vertaald naar concrete verbeteringen.

Flexclinics Orthopedie ging van kick-off tot live in zes weken, met vier behandelingen tegelijk in de app. Annemiek beschrijft het achteraf als een soepel implementatietraject:

„Het hele proces verliep heel soepel. Het is fijn dat we in het CMS zelfstandig aanpassingen kunnen doen waardoor we niet afhankelijk zijn van Caro.”

— Annemiek Commerell, Manager Front & Back Office | Flexclinics Orthopedie

Begin gewoon klein

Niet elke kliniek start met vier behandelingen tegelijk. Esther Hartjes, Manager Patiënt Relaties bij Andros Clinics, raadt aan om gewoon te beginnen:

„Begin gewoon klein en breid geleidelijk uit. Zelf was ik ook onbekend met het gebruik van een app, maar het Caro-team begeleidt je van A tot Z en de voordelen voor patiënten zijn enorm.”

— Esther Hartjes, Manager Patientrelaties | Andros Clinics

Bij Andros begon het ook met een kleine eerste stap. Inmiddels zijn 3.000 telefonische nacontroles na vasectomie behandelingen vervangen door digitale herstelmonitoring via de app: patiënten rapporteren hun herstel zelf, en het team krijgt alleen een melding als er iets aandacht vraagt.

De grootste drempel is vaak de eerste stap. En die hoef je niet alleen te zetten. Caro helpt je graag om die te zetten.